Обмен и совместное пользование файлов Google Диск

Как открыть доступ к Гугл Диску другому пользователю: инструкция

Пора разобраться, как открыть доступ к Гугл Диску другому пользователю – функция особенно полезна для комфортной и удобной работы или совместного обучения. Еще не пробовали? Тогда сохраняйте наши инструкции – подробно объясняем алгоритм действий пользователя!

Как открыть доступ к одному файлу

Хорошая новость – вы можете дать доступ к Гугл Диску другому пользователю! Так реализуется возможность совместной работы над документами или быстрая передача важной информации. Ваши цели не важны – мы расскажем о доступных способах, которыми можно пользоваться.

Вы можете открыть файл одному или нескольким пользователям – на ваш выбор, зависит от ваших целей. Доступные действия – только просмотр, редактирование и комментирование, выбирайте самостоятельно! Сначала мы поговорим о том, как предоставить доступ к Гугл Диску другому пользователю для просмотра/редактирования одного файла:

• Найдите в хранилище новый документ;
• Нажмите на кнопку «Открыть доступ»;
• Выберите пользователя (одного или нескольких) – введите новый адрес электронной почты в соответствующее окно;
• Рядом с именем появится иконка с доступным действием – комментирование, редактирование, чтение;
• Кликните по кнопке «Готово», когда закончите.

А теперь немного о том, как сделать ссылку на Гугл Диск – это удобнее, чем добавлять людей вручную:

• Выше, над окном для ввода электронной почты, вы увидите значок ссылки;
• Выберите значение «Копировать ссылку общего доступа». Теперь файл увидят те, кто получил ее от вас;
• Выберите новые права – читатель, комментатор или редактор;
• Кликните по значку «Копировать».

Данные перенесены в буфер обмена! Теперь вы можете дать ссылку на скачивание в Гугл Диск любому – просто отправьте ее в личные сообщения в соцсети или скиньте на почту.

Не забывайте! Можно открыть доступ к нескольким файлам:

• Откройте главную страницу;
• Отметьте документы, удерживая нажатой клавишу Shift;
• Переходите к иконке добавления на верхней панели;
• Вводите имена пользователей через строку поиска или воспользуйтесь возможностью создать ссылку на Гугл Диск для скачивания по инструкции, приведенной выше.

Работу на компьютере обсудили – давайте поговорим о том, как дать доступ к одному файлу на смартфоне:

• Откройте мобильное приложение и отыщите документ;
• Коснитесь кнопки «Еще» (три точки);
• Выберите пункт «Открыть доступ»;
• По аналогии с компьютером, вбейте почтовый ящик пользователя или кликните по кнопке копирования – как поделиться ссылкой на Гугл Диск, мы уже рассказывали.

Если вы хотите открыть несколько новых документов, нужно создать отдельную папку и перенести их туда. Плавно переходим ко второй части нашей статьи – пора обсудить, как открыть доступ к папке на Гугл Диске другим пользователям.

Открываем папки

Если вы хотите поделиться целым комплектом файлов – такая возможность есть. Остается выбрать способ: можно сделать приглашение, можно выложить файлы на Гугл Диск и создать ссылку. Выбор за вами!

• Откройте хранилище и найдите папку, которую хотите расшарить;
• На верхней панели появится иконка человечка с плюсиком;
• Нажмите и введите адрес электронной почты человека или название группы;
• Кликните по стрелке, указывающей вниз, чтобы открыть новые права;
• Сохраните внесенные изменения.

Пару слов о том, как отправить ссылку на Гугл Диск:

• Выберите нужную папку и нажмите на значок, открывающий доступ к объекту;
• В правом верхнем углу жмите «Копировать…»;
• Кликните по стрелке, указывающей вниз, рядом со строкой «Просматривать могут все…», чтобы установить права.

Ссылочку можно копировать и отправлять тем, кто будет пользоваться хранилищем. Эта инструкция подходит для десктопной версии. Теперь алгоритм для смартфона!

Приглашение:

• Кликните на три точки рядом с названием новой папки;
• Щелкните по значку доступа;
• Введите название почтового ящика или группы;
• Кликните по стрелочке вниз, чтобы установить права доступа.

Если вы решите загрузить видео на Гугл Диск и создать ссылку (или другой файл):

• Вновь нажмите на три точки «Еще» рядом с названием;
• Выберите иконку «Доступ по ссылке»;
• Копируйте значение – им можно делиться. Не забудьте установить статус приглашенных пользователей.

Права пользователя

Напомним о категориях и правах пользователей:

• Читатель только открывает документ – он не может вносить правки или пересылать файл;
• Комментатор оставляет комментарии и предлагает изменения, читает документ, но редактировать его не может;
• Редактор может все – меняет настройки, редактирует документ, принимает или отклоняет предложенные правки.

По сути, мы рассказали, как создать Гугл Диск для общего пользования – вы можете расшарить любые данные для просмотра, комментирования или редактирования. Это удобный инструмент для совместной работы, который стоит оценить на практике уже сейчас!

Общие файлы Google Диск: Как завершить работу и ограничить доступ?

Часто бывает, что с одним и тем же файлом должны работать несколько людей одновременно. Для этого легко использовать бесплатные облачные хранилища файлов. В этой статье, я расскажу как обеспечить доступ нескольким пользователям к общим файлам, как управлять доступом, как грамотно настроить права всех пользователей в “Google Диск”

Введение

Огромную роль в постоянно растущем объеме регулярно задействованных ресурсов сыграло распространение международной компьютерной сети «Интернет», обладающей свободными и простыми способами подключения, в настоящее время, являющейся хранилищем огромного массива разнообразной информации и выступающей универсальным инструментом ее удаленной передачи, для последующего обмена, популяризации или дистанционного взаимодействия.

Довольно часто пользователи используют для исполнения указанных действий, связанных с облачным хранением и комплексным интерактивным управлением, возможности облачного хранилища данных «Google Drive» от одноименной корпорации «Google».

Данное приложение удаленного хранения информационных материалов разнообразной направленности позволяет не просто хранить пользовательские цифровые ресурсы, но и обрабатывать, редактировать, предоставлять дистанционный доступ другим пользователям или ограничивать его при соответствующей необходимости.

Одним из возможных направлений использования возможностей «Google Drive», помимо неоспоримого преимущества прямого непосредственного доступа к своим данным из любого компьютерного устройства, используя единую учетную запись «Google», является совместная работа над файлами – одна из лучших функций во встроенных «Документах», «Таблицах», «Формах» и «Презентациях Google». Однако при совместном заполнении документа может потребоваться ограничить права других пользователей, прежде чем окончательно завершить и закрыть его.

Когда пользователи завершают работу над документом, это означает, что было выполнено последнее редактирование, внесены окончательные изменения формы и содержания, и больше к документу уже добавить нечего.

Поэтому, когда пользователи сотрудничают с другими авторами документа, создатель может помешать остальным вносить какие-либо дополнительные изменения в конечный продукт.

К счастью, легко ограничить или вообще прекратить совместное использование документа в любое время.

Простой способ завершить и отозвать доступ к общему документу «Google»

Откройте свой предпочитаемый веб-браузер из доступного множества продуктов различных сторонних разработчиков (например, «Google Chrome», «Opera», «Mozilla Firefox», «Microsoft Edge», «Microsoft Internet Explorer» или любой другой исходя из персональных личных приоритетов) и выполните переход на официальную веб-страницу приложения «Google Диск». Отыщите в центральной главной панели открывшейся страницы строку требуемого файла, который планируется окончательно завершить, и щелкните по нему правой кнопкой мыши. Во всплывающем контекстном меню, отображенном по результатам исполненной пользователем операции, выберите, из вложенных доступных вариантов возможных действий, раздел «Открыть доступ», чтобы непосредственно перейти к настройкам общего доступа для данного документа.

Если присутствуют сомнения и нет полной уверенности, является ли выбранный файл общим или нет, то ищите соответствующий значок, который выглядит как силуэт двух человек, расположенный в строке файла после его названия.

Выбор раздела «Открыть доступ» активирует отображение всплывающего окна «Совместный доступ».

Если обмен ссылками включен, подтверждением чему будет служить яркий активный значок схематического изображения связанной ссылки зеленого цвета в строке «Копировать ссылку общего доступа» в правом верхнем углу всплывающего окна «Совместный доступ» и текстовое уведомление «Доступ по ссылке включен», и собственник документа пожелает оставить его включенным, позволяя другим пользователям просматривать файл, то щелкните раскрывающееся меню управления и во всплывающей панели выберите раздел «Просматривать могут все, у кого есть ссылка».

При желании отключить обмен ссылками, если таковой для данного документа включен, то щелкните раскрывающееся меню управления и во вложенной отображенной панели возможных действий выберите раздел «ВЫКЛ. – доступ только по приглашению».

Далее нажмите на кнопку «Расширенные», расположенную в нижнем правом углу окна «Совместный доступ» для перехода к дополнительным настройкам.

В новом открывшемся окне «Настройки доступа» перейдите в раздел «Уровни доступа» и отыщите строку сотрудника, обладающего правом совместного взаимодействия.

Теперь щелкните левой кнопкой мыши кнопку раскрывающегося меню, в зависимости от наличия, доступных для данного конкретного пользователя, разрешений, представленную в виде схематического изображения «карандаша», «глаза» или «страницы заметки», и выберите из предлагаемых предустановленных вариантов действий раздел «Просмотр», чтобы изменить его заданные привилегии и разрешить только операцию ознакомления.

Если пользователь является владельцем данного файла, то он может ограничить доступ к файлу еще двумя дополнительными настройками, представленными отдельными строками внизу окна «Настройки доступа» в разделе «Настройки владельца».

Выбор первого варианта, заключающийся в установке индикатора выбора («галочки») в соответствующей ячейке строки «Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа», не позволяет другим редакторам – если они еще существуют – корректировать настройки уровня общего взаимодействия или дополнительно привлекать к работе с документом новых людей.

Второй вариант, после отметки индикатором выбора («галочкой») связанной ячейки строки «Запретить комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы», полностью отключает возможные действия, связанные с загрузкой или получением содержимого документа посредством использования принтера или операции переноса в другой документ, строго делая файл доступным только для чтения для людей, которые могут просматривать его или комментировать.

Нажмите на кнопку «Сохранить изменения» для принятия установленных ограничений.

После сохранения внесенных изменений нажмите на кнопку «Готово», чтобы закрыть окно управления настройками общего доступа для конкретного выбранного документа.

Наконец, чтобы все пользователи знали, что данный файл достиг своей финальной стадии процесса создания и последующего редактирования, а также уже более не нуждается в дальнейших обновлениях и доработках, владелец должен поставить сигнальное слово «ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ» в названии документа. Такая отметка способна сообщить всем пользователям, которые обращаются к файлу после того, как собственником были ограничены все разрешения, что данный документ больше не требует внесения никаких дополнительных изменений.

Щелкните правой кнопкой мыши по строке с названием файла и, во всплывающем контекстном меню, выберите, из доступных вариантов возможных действий, раздел «Переименовать».

Добавьте во всплывающем одноименном окне в соответствующем текстовом поле к отображенному названию файла предупреждающее контрольное слово «ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ», и нажмите на кнопку «ОК» для подтверждения и сохранения нового имени документа.

На этом все действия закончены. Исполнив данные операциями, собственник успешно завершит работу с файлом «Google» и ограничит число сторонних пользователей, кто может редактировать или просматривать документ.

Заключение

Постоянно и неуклонно возрастающий объем информации, задействованной пользователями для исполнения своих ежедневных задач, требует не только наличия современных образцов компьютерных устройств, способных в полной мере на высочайшей скорости обрабатывать любые массивы данных, но и нуждается в наличии продвинутых способов удаленной передачи и методов дистанционного взаимодействия нескольких пользователей совместно с одними и теми же цифровыми материалами.

Высокая популярность и всеобщее распространение международной компьютерной сети «Интернет» совокупно способствовали развитию облачных сервисов, одним из которых является наиболее востребованное приложение «Google Диск». Возможности удаленного хранилища не ограничиваются только услугами по дистанционному хранению различных видов пользовательский данных, а дополнительно включают также совместную работу над файлами.

Используя полученные в данном руководстве знания, пользователи – собственники документов могут не только коллективно с другими пользователями взаимодействовать с конкретными файлами, но и окончательно завершить совместную работу с ними, ограничив доступ остальных участников к документам и установив их финальную итоговую версию, не нуждающуюся более в дополнительных изменениях и дополнениях.

Полную версию статьи со всеми дополнительными видео уроками смотрите в источнике: https://hetmanrecovery.com/ru/recovery_news/how-do-I-finish-working-with-a-shared-file-and-restrict-access-to-it-in-google-drive.htm

10 советов по управлению общими файлами на Google Диске – Оки Доки

Совместное использование документов на Google Диске больше не является новым. И это только поправилось, поскольку удаленная работа затрагивает все уголки земного шара. Для нас это хорошая новость, так как простая общая папка Google Drive открывает множество идей для совместной работы в разных доменах.

Вы все еще понимаете это? Эти десять советов помогут вам лучше управлять общими файлами с сегодняшнего дня.

Основы Google Drive Sharing

Вы можете поделиться любым файлом или папкой. Но вы должны обратить внимание на людей, с которыми вы делитесь, и на уровень разрешений общего доступа, которые вы разрешаете на Google Диске.

Двухминутное видео подводит итог процесса.

Как владелец, вы можете предоставить другим пользователям полное право владения файлом или доступ к просмотру и редактированию определенного уровня.

• Можно редактировать: электронную таблицу для совместной работы, над которой вы работаете со своей командой.
• Можете прокомментировать: черновик книги вы пишите. Другие могут просматривать и добавлять комментарии к файлу, но не могут его редактировать. Папки не имеют комментариев.
• Можно просмотреть: приглашение на выходные дни, которое вы только что сделали с презентацией.

Вот диаграмма, которая сравнивает доступ для зрителя, комментатора, редактора или владельца:

1. Как отключить копирование, загрузку и печать общих файлов?

Вы можете запретить загрузку, печать и копирование общих файлов. Расширенная функция управления правами на информацию удаляет эти параметры из меню программы просмотра. Это еще один уровень контроля над вашими документами.

Откройте Google Drive. Выберите общий файл и нажмите значок «» в правом верхнем углу.

В диалоговом окне « с людьми и группами» добавьте имя соавторов. Установите уровень разрешений ваших соавторов из раскрывающегося списка рядом с полем имени. Google Drive имеет следующие права доступа: Редактор, Просмотр, Комментатор.

Отправка уведомления и личного сообщения не является обязательной. Теперь вы можете отключить загрузку, печать или копирование общего файла. Нажмите значок «Механизм», чтобы отобразить еще два разрешения, которые можно снять, чтобы повысить конфиденциальность вашего документа.

Вернитесь в предыдущее диалоговое окно, щелкнув стрелку, а затем отправьте файл своему сотруднику.

Зрители увидят уведомление об отключенных параметрах экспорта в верхней части меню «Файл» и «Редактировать». Параметры копирования, печати и загрузки также выделены серым цветом для конкретных документов, электронных таблиц и презентаций.

Обратите внимание, что пользователи с правами «редактирования» по-прежнему смогут загружать, распечатывать и копировать ваш файл, даже если этот параметр включен.

2. Поделитесь папкой с пользователями, не входящими в Google

Вашим друзьям и коллегам не нужна учетная запись Google для просмотра папки или документа на Google Диске. Вы можете отправить приглашение на их адрес электронной почты. Или используйте ссылку общего доступа.

Пользователи и соавторы не из аккаунта Google могут просматривать файл только независимо от того, какое у вас разрешение.

Совместное использование через общедоступную ссылку представляет собой угрозу безопасности для конфиденциальных документов, поскольку любой пользователь, имеющий ссылку, может получить доступ к файлу. Поэтому используйте его в общедоступном чате, электронной почте или в социальных сетях, только если документ может просматривать кто угодно.

3. Загрузите общую папку Google Drive

Google Drive позволяет загружать все содержимое общей папки в виде ZIP-архива. Это полезно для сохранения локальных копий общих документов. Структура папок с любыми подпапками сохраняется в архиве.

Перейдите на страницу « со мной» на вашем Google Диске. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите «Загрузить».

Вы также можете использовать значок тройных точек на панели инструментов, чтобы загрузить папку.

Если вы загрузите Google Doc, Sheet или Slide, он будет загружен как документ Office. Все остальные файлы будут загружены в их родном формате.

4. Передача прав собственности на файлы кому-то другому

Есть много причин для передачи права собственности на документы кому-то еще. Может быть, кто-то другой берет на себя проект. Может быть, кто-то уволил тебя. Более того, вы отправляетесь в отпуск и просто хотите передать ответственность за общие документы. Процесс цифровой передачи документов и папок на Google Диске прост.

Откройте Google Drive. Выберите общую папку или файл в документах, листах или слайдах и щелкните значок «» в правом верхнем углу. Если предполагаемый владелец не имеет доступа к общему ресурсу, пригласите, введя адрес электронной почты в поле « с людьми и группой». Тогда сохраните.

Нажмите раскрывающееся меню рядом с именем человека, которому вы хотите владеть файлом или папкой. Выберите Сделать владельцем.

Ваша роль переходит от владельца к редактору после передачи права собственности. Всплывающее сообщение предупреждает вас, что «новый владелец будет уведомлен и может удалить вас. Вы также можете потерять возможность изменять настройки общего доступа ».

Примечание. Вы не можете передать право собственности на синхронизированный или загруженный файл (например, файл PDF или файл изображения).

5. Как запросить доступ к общим файлам?

Когда вы пытаетесь получить доступ к файлу через общую ссылку, вы можете увидеть сообщение «Вам нужен доступ».

Иногда владельцы делятся ссылкой, прежде чем они установили разрешения. Кроме того, вы можете открыть файл с альтернативным идентификатором Google. Это легко запросить доступ с помощью одного клика.

На рабочем столе:

• Откройте ссылку на файл.
• Нажмите Запросить доступ.

На мобильном телефоне:

С помощью приложения Drive for Android или iOS вы можете запросить доступ одним касанием, когда появится сообщение «Невозможно получить доступ к документу». Запрашивая разрешение, вы отправите электронное письмо владельцу приложения. Владельцы файлов сразу получают уведомление на Android и iOS.

Загрузить: Google Drive для Android | IOS (Бесплатно)

6. Поиск сотрудника

Совместное использование документа с 10 участниками легко. Разделите это с 50 звонками для большего планирования. Управление общими файлами также означает отслеживание того, какой соавтор работает над каким документом.

Перейти к просмотру деталей (нажмите значок «I» на панели инструментов). Перейдите на вкладку «Активность», чтобы быстро увидеть, какими файлами вы недавно поделились.

Нажмите «Совместно со мной» на левой боковой панели Google Диска. Вы получите список всех документов, к которым у вас есть общий доступ.

Используйте Google Drive Search и его расширенные фильтры. Преимущества производительности не станут неожиданностью для тех, кто знаком с фильтрами Gmail.

Используйте окно поиска в верхней части Google Drive. Поиск на Google Диске также выполняет поиск в теле документа слов, которые вы хотите найти.

Вы можете искать первые 100 страниц любых текстовых документов или текстовых PDF-файлов, которые вы загрузили. Вы также можете искать текст, найденный на первых 10 страницах любого изображения PDF-файлов. Вместо того, чтобы копаться в папках, используйте эту мощную функцию, чтобы быстро добраться до файла.

Находясь в Google Диске, нажмите косую черту, чтобы поместить курсор прямо в окно поиска. Нажмите на маленькую стрелку раскрывающегося списка в окне поиска, чтобы отобразить основные поисковые фильтры. Изучение нескольких ручных параметров поможет вам сэкономить время.

Например: чтобы найти документы, которыми вы поделились с кем-то, используйте: bob@gmail.com.

Справка Google имеет полный список в разделе «Расширенный поиск в Google Drive».

7. Упростите обмен, создав контакт-группы

С контактами электронной почты вам не нужно устанавливать индивидуальные разрешения для документов для членов вашей команды. Вы можете просто создать ярлыки, которые представляют собой набор контактов в определенных группах электронной почты.

Войти в Контакты Google, На левой боковой панели нажмите Создать ярлык.

Дайте ему описательное имя в соответствии с командным проектом. Или что-нибудь еще, что делает их легко запоминающимися. Вы можете называть ярлыки по разрешениям, чтобы их было легко запомнить. Любой контакт может быть частью нескольких ярлыков.

Например: Project.view или Project.edit

Введите метки в поле настроек общего доступа к файлам или папкам на Google Диске.

8. См. Количество просмотров общего документа

Google ведет историю версий, но нет способа узнать, сколько раз был просмотрен общий документ. Я получил ответ на этот вопрос от старого Обмен стека обсуждение.

Отправьте ссылку на документ в службу сокращения URL-адресов http://goo.gl и поделитесь только этим URL-адресом. Этот сервис предоставляет информацию о том, сколько раз была нажата эта ссылка, что примерно настолько близко, насколько вы можете узнать, сколько раз был доступ к вашему документу.

Google отключил поддержку своего собственного сокращающего URL-адреса. Ты можешь использовать Bitly вместо. Это полезно в тех случаях, когда вы можете поделиться документом публично и проверить ответ. Обратите внимание, что общедоступные документы и файлы отображаются в результатах поиска.

Некоторые идеи для публичного обмена:

• Загрузить и поделиться электронной книгой.
• Проверьте первоначальный ответ на креативный продукт.
• Выпустите презентацию Slides для публичного просмотра (например, SlideShare).
• Найти открытый образовательный контент.

Совет. Вы можете использовать простой поиск по сайту Google для поиска общедоступных документов. Например. ключевое слово site: drive.google.com

9. со Slack

Если вы еще не работаете со Slack, пришло время представить его вашей команде. Есть много способов заставить ваши любимые сервисы работать со Slack. Интеграция с Google Drive является одной из самых популярных.

Slack позволяет импортировать файлы Google Drive и делиться ими через Slack. Все импортированные файлы Google Диска также проиндексированы Slack для удобного поиска и справки. Файлы не хранятся в Slack – они остаются в ваших папках Google Drive. Slack действует как канал.

Небольшой пример: вставьте ссылку на документ Google в чате Slack. Slack отображает фрагмент содержимого файла под ссылкой после его интеграции. Это более полезно, чем просто делиться слепыми ссылками.

Slack Справочный центр показывает, как вы можете подключить Google Drive к Slack двумя простыми способами.

10. Поделитесь Google Docs из Microsoft Office

Диск Google против Microsoft Word                                  

           может быть ежедневный бой из двух офисных апартаментов, но две электростанции наконец-то играют хорошо. Вы можете загружать файлы Word, Excel и PowerPoint в Google Drive и работать с ними в облаке, как в любом другом общедоступном файле Google Drive.

Google Диск: обмен и совместное пользование файлов

Google диск облегчит обмен файлами. Он также дает возможность нескольким людям редактировать один и тот же файл, что позволяет сотрудничество в режиме реального времени.

Обмен файлами

Всякий раз, когда вы делитесь файлом с вашего облака Google диск, вы можете позволить другим пользователям просматривать и даже редактировать один и тот же файл. Вы можете делится любым файлом, хранящимся на вашем Гугл диске, но важно отметить, что вы можете использовать функции совместной работы только для файлов, созданных на вашем диске Google.

Давайте посмотрим на примере учителя, который использует Google диск для того, чтобы организовать письма, планы уроков и многое другое. Файлы учителя включают в себя:

• Файлы, которые она хранит для личного использования, такие как таблицы с расходами класса.
• Файлы, которые она позволяет редактировать другим, такие как документы по планированию урока, которые она создает совместно с коллегой-учителем.
• Файлы, которыми она публично делится, но не позволяет другим редактировать, такие как информационные бюллетени и объявлений, ими она делится со своими учениками и их родителями.
• Файлы, которыми другие делятся с ней, в том числе те, которые она может редактировать, такие как инвентаризации поставок от ее коллеги-учителя, и те, которые она не может редактировать, такие как график, отправленный ей начальством.

Вы можете сказать, что ни один параметр обмена не будет верен для всех файлов учителя. Настройки, которые вы выбираете для каждого из файлов, которым вы делитесь, в первую очередь, вероятно, зависят от того, почему вы делитесь им.

Когда вы делитесь файлом с ограниченной группой людей, ваши со-редакторы должны войти в систему с учетной записью Google, чтобы просмотреть или изменить файл. Но если вы делитесь файлом с большой группой людей или делаете файл общим, вашим со-редакторам не обязательно иметь учетную запись Google, чтобы получить доступ к файлу.

  Что делать, если плей маркет не работает

Чтобы поделится файлом с ограниченной группой людей:

1. Найдите и выберите файл, которым вы хотите поделиться, а затем нажмите кнопку Открыть доступ.
2. Появится диалоговое окно. В поле Люди, введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотели бы поделиться файлом.

   При желании вы можете добавить сообщение, которое будет передано людям с которыми вы поделитесь файлом.

3. Нажмите кнопку Отправить. Ваш файл будет передан.

Для большего контроля над файлами, вы можете нажать на стрелку с выпадающими опциями, чтобы решить, может ли человек изменять, комментировать, или просто просматривать файл.

ссылкой

Вы можете легко обмениваться файлами с большой группой людей, обеспечивая доступ к любому файлу в вашем Диске Google. Ссылка в основном — это URL или веб-адрес самого файла, которым вы хотите поделиться.

Особенно это полезно для файлов, которые имеют слишком большой размер для отправки его в качестве вложения электронной почты, такие как музыка или видео файл. Вы также можете поделиться файлом, разместив ссылку на публичной веб-странице.

Любой пользователь, нажавший на ссылку будет перенаправлен к файлу.

Чтобы поделиться ссылкой:

1. Найдите и выделите файл, которым вы хотите поделиться, а затем нажмите кнопку Открыть доступ.
2. Появится диалоговое окно. Нажмите Включить доступ по ссылке.

3. Ссылка файла будет скопирована в веб буфер обмена. Вы можете вставить ссылку в сообщение электронной почты или на страницу в интернете, чтобы поделиться файлом.

   По окончании нажмите кнопку Готово.

Файлы, которыми поделились с вами

Люди могут также поделится файлами с вами. Эти файлы появятся в папке Доступные мне в левом меню. Если вы предпочтете получить доступ к файлу на вашем диске без переключения на папку Доступные мне, вы можете переместить его. Чтобы сделать это, перейдите в папку Доступные мне, наведите курсор на нужный файл, а затем выберите Добавить на Мой диск.

  Способы блокировки Ютуб-канала от ребенка на компьютере или телефоне

Инструменты для совместного использования

Всякий раз, когда вы делитесь файлом в формате Google диск, вы можете позволить вашим со-редакторам изменить и отредактировать файл. Google диск предлагает несколько инструментов, которые улучшают возможности совместного использования, облегчает общение с вашими коллегами-редакторами и позволяет легко просматривать какие изменения были сделаны и кем.

На изображении ниже отмечены элементы (инструменты и особенности) совместной работы в Google диск (описания отмеченных элементов под изображением).

1. Дополнительные параметры общего доступа

Нажмите по меню файл, чтобы открыть дополнительные параметры общего доступа.

• Скачать как позволяет загрузить и сохранить (в компьютер) текущий файл в другом формате, например, документ Word, файл PDF, или Html текст.
• Опубликовать в Интернете… позволяет создать простую веб-страницу с вашим документом
• Отправить соавторам… позволяет отправить электронное письмо, содержащее ссылку на ваш файл
• Прикрепить к сообщению эл. почты… позволяет отправить файл как вложение электронной почты

2. Просмотреть историю изменений

Выберите файл и затем выберите просмотреть историю изменений, чтобы просмотреть более ранние версии файла. Вы можете увидеть изменения, которые были сделаны ранее и при желании вернуться к старой версии.

3. Аватарка соавторов и чат

Изображения профиля тех, кто сейчас вместе с вами просматривает файл. Также вы можете нажать на значок чата чтобы открыть чат и начать общаться с теми кто сейчас просматривает файл вместе с вами.

10 советов по управлению общими файлами на Google Диске

Совместное использование документов на Google Диске больше не является новым. И это только улучшается, когда удаленная работа затрагивает все уголки земного шара. Это хорошая новость для нас, так как простая общая папка Google Drive открывает множество совместных идей в разных доменах.

Вы все еще смеетесь над ним? Эти десять советов помогут вам лучше управлять общими файлами с сегодняшнего дня.

Основы обмена Google Drive

Вы можете поделиться любым файлом или папкой. Но вам нужно обратить внимание на людей, с которыми вы делитесь, и на уровень общего доступа к разрешениям, которые вы разрешаете на Google Диске.

Двухминутное видео подводит итог процесса.

Как владелец, вы можете предоставить другим пользователям полное право собственности на файл или определенный уровень доступа для просмотра и редактирования.

• Можно редактировать: рабочий лист, над которым вы работаете с вашей командой.
• Я могу прокомментировать: черновик книги, которую вы пишете. Другие могут просматривать и добавлять комментарии к файлу, но не могут редактировать его. Папки не имеют комментариев.
• Вы можете просмотреть: приглашение на выходные дни, только что сделанное с помощью Presentation.

Вот диаграмма, которая сравнивает доступ для зрителя, комментатора, издателя или владельца:

1. Как отключить копирование, скачивание и печать общих файлов?

Вы можете запретить загрузку, печать и копирование общих файлов. Расширенная функция управления правами на информацию удаляет эти параметры из меню просмотра. Это еще один уровень контроля над вашими документами.

Откройте Google Drive. Выберите общий файл и нажмите значок « » в правом верхнем углу.

В диалоговом окне « с людьми и группами » добавьте имя соавторов. Установите уровень авторизации ваших соавторов в раскрывающемся меню рядом с полем имени. Права доступа к Google Диску: Редактор , Просмотр , Комментатор .

Отправка уведомления и личного сообщения не является обязательной. Теперь вы можете отключить загрузку, печать или копирование общего файла. Нажмите на значок шестеренки, чтобы просмотреть два других разрешения, которые вы можете отменить, чтобы повысить конфиденциальность вашего документа.

Вернитесь к предыдущему диалоговому окну, щелкнув стрелку, а затем отправьте файл своему сотруднику.

Зрители увидят отключенные опции экспорта в верхней части меню «Файл» и «Редактировать». Параметры копирования, печати и загрузки также отключены для определенных документов, электронных таблиц и презентаций.

Имейте в виду, что пользователи с правами «редактирования» смогут загружать, распечатывать и копировать ваши файлы, даже если этот параметр включен.

2. Поделитесь папкой с не-пользователями Google

Вашим друзьям и коллегам не нужна учетная запись Google для просмотра папки или документа на Google Диске. Вы можете отправить приглашение на их электронный адрес. Или используйте общую ссылку.

Пользователи и сотрудники сторонних учетных записей могут просматривать файл только независимо от набора разрешений.

Совместное использование через общедоступную ссылку является угрозой безопасности для конфиденциальных документов, поскольку любой пользователь, имеющий ссылку, может получить доступ к файлу. Так что используйте его в общедоступном чате, электронной почте или в социальных сетях, только если документ может просматривать кто угодно.

3. Загрузите общую папку Google Drive

Google Drive позволяет загружать все содержимое общей папки в виде ZIP-архива. Это полезно для сохранения локальных копий общих документов. Структура папок с любыми подпапками хранится в архиве.

Перейдите на страницу « со мной» на своем Google Диске. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите « Загрузки» .

Вы также можете использовать трехточечныйзначок на панели инструментов, чтобы загрузить папку.

Если вы загрузите документ, лист или слайд Google, он будет загружен как документ Office. Все остальные файлы будут загружены в их родном формате.

4. Передать право собственности на файлы другому лицу

Есть много причин для передачи права собственности на документы кому-то еще. Может быть, кто-то другой берет на себя проект. Может быть, кто-то уволил тебя. Для заметки, вы собираетесь в отпуск и просто хотите передать ответственность за общие документы. Процесс цифровой доставки документов и папок на Google Диске прост.

Откройте Google Drive. Выберите общую папку или файл в разделе «Документы», «Листы» или «Слайды» и щелкните значок « » в правом верхнем углу. Когда предполагаемый владелец не имеет доступа к общему доступу … он приглашает, введя адрес электронной почты в поле « с людьми и группами». Так что экономьте .

Нажмите раскрывающееся меню рядом с именем человека, чей файл или папка вы хотите иметь. Выберите Создать владельца .

Ваша роль переходит от владельца к издателю после передачи права собственности. Всплывающее сообщение предупреждает вас, что «Новый владелец будет уведомлен и может удалить вас. Вы также можете потерять возможность изменять настройки общего доступа».

Примечание. Право собственности на синхронизированный или загруженный файл (например, файл PDF или файл изображения) не может быть передан.

5. Как запросить доступ к общим файлам?

При попытке доступа к файлу по общей ссылке вы можете получить сообщение «Доступ необходим».

Иногда владельцы делятся ссылкой перед установкой разрешений. Кроме того, вы можете открыть файл с альтернативным идентификатором Google. Легко запросить доступ в один клик.

На рабочем столе:

• Откройте ссылку на файл.
• Нажмите Запросить доступ.

На телефоне:

Приложение Drive для Android или iOS позволяет запрашивать доступ в одно касание при появлении сообщения «Невозможно получить доступ к документу». Запрос авторизации отправит электронное письмо владельцу приложения. Владельцы файлов немедленно уведомляются на Android и iOS.

Загрузить: Google Drive для Android iOS (бесплатно)

6. Поиск сотрудника

Совместно использовать документ из 10 человек очень просто. Разделите это с 50 звонками для большего планирования. Управление общими файлами также означает отслеживание того, какой соавтор работает над каким документом.

Перейти к просмотру деталей(нажмите «Я» на панели инструментов). Перейдите на вкладку « Действия », чтобы быстро увидеть, какими файлами вы недавно поделились.

Нажмите Общий доступ со мной на левой боковой панели Google Диска. Вы получите список всех документов, к которым у вас есть общий доступ.

Используйте Google Drive Search и его расширенные фильтры. Преимущества производительности не удивят тех, кто знает о фильтрах Gmail.

Используйте окно поиска в верхней части Google Drive. Поиск Google Диска также ищет в теле документа слова, которые вы хотите найти.

Вы можете искать первые 100 страниц всех текстовых или PDF-документов, которые вы загрузили. Вы также можете искать текст, найденный на первых 10 страницах любого изображения PDF. Вместо того, чтобы копаться в папках, используйте эту мощную функцию для быстрого доступа к файлу.

Находясь на Google Диске, нажмите клавишу бара, чтобы поместить курсор в окно поиска. Нажмите на маленькую стрелку раскрывающегося списка в окне поиска, чтобы просмотреть основные поисковые фильтры. Изучение некоторых ручных параметров может сэкономить ваше время.

Например: чтобы найти документы, которыми вы поделились с кем-то, используйте to:[email protected] .

Справка Google содержит полный список в разделе «Расширенный поиск на Google Диске».

7. Упростите обмен, создав группы контактов

С контактами электронной почты нет необходимости устанавливать разрешения для отдельных документов для членов команды. Вы можете просто создать ярлыки, которые представляют собой набор контактов в определенных группах электронной почты.

Войдите в Google Контакты . На левой боковой панели нажмите Создать ярлык .

Дайте ему описательное имя, основанное на проекте команды. Или что-нибудь еще, что делает их легко запоминающимися. Вы можете назвать ярлыки с разрешениями, чтобы их было легко запомнить. Любой контакт может быть частью нескольких ярлыков.

Например: Project.view или Project.edit

Введите метки в поле настроек общего доступа к файлам или папкам на Google Диске.

8. См. Количество просмотров общего документа

Google ведет историю версий, но нет способа узнать, сколько раз был просмотрен общий документ. Я получил ответ на этот вопрос из старого обсуждения Stack Exchange .

Отправьте ссылку на документ в службу сокращения URL-адресов http://goo.gl и поделитесь только этим URL-адресом. Этот сервис предоставляет информацию о том, сколько раз была нажата ссылка, как можно ближе к моменту, чтобы узнать, сколько раз к документу обращались.

Google отключил поддержку сокращения URL. Вы можете использовать Bitly вместо этого. Это полезно в тех случаях, когда вы можете поделиться документом публично и проверить ответ. Обратите внимание, что публичные документы и файлы отображаются в результатах поиска.

Некоторые идеи для публичного обмена:

• Загрузить и поделиться электронной книгой.
• Попробуйте первоначальный ответ на креативный продукт.
• Выпустите слайд-презентацию для публичного просмотра (например, SlideShare).
• Найти открытый образовательный контент.

Совет. Вы можете использовать простой поиск по сайту Google для поиска общедоступных документов. Например, ключевое слово site: drive.google.com

9. со Slack

Если вы еще не работаете со Slack, пришло время представить его вашей команде. Есть много способов заставить ваши любимые сервисы работать со Slack. Интеграция с Google Drive — одна из самых популярных.

Slack позволяет импортировать файлы Google Drive и делиться ими через Slack. Все импортированные файлы Google Диска также проиндексированы Slack для удобного поиска и справки. Файлы не хранятся в Slack: они остаются в папках Google Drive. Slack действует как канал.

Небольшой пример: вставьте ссылку на документ Google в чате Slack. Slack отображает фрагмент содержимого файла под ссылкой после интеграции. Это полезнее, чем просто делиться слепыми ссылками.

Справочный центр Slack показывает, как подключить Google Drive к Slack двумя простыми способами.

10. Поделитесь Google Docs из Microsoft Office

Диск Google против Microsoft Word может быть ежедневной встречей двух офисных пакетов, но эти два центра наконец-то играют хорошо. Вы можете загружать файлы Word, Excel и PowerPoint в Google Drive и работать с ними в облаке, как и в случае любого другого общего файла Google Drive.

Все обновления сохраняются в файлы в исходном формате. Офисные документы, хранящиеся на диске, также контролируются версиями. Вы можете отслеживать предыдущие версии файла Office или вернуться к более ранней версии.

Если вы хотите использовать определенные инструменты Google Drive, такие как надстройка или переводы, преобразуйте файл Microsoft в документ Google. В противном случае вам не нужно беспокоиться об изменении одного формата на другой.

Обмен файлами на Google Диске прост

Это также стало проще. Существует несколько других настроек Google Диска, которые можно изменить, чтобы сделать рабочий процесс более гибким. Проводите время с совместными функциями Google Диска, поскольку от этого зависит командная работа.

В качестве моста для совместной работы Google Диск должен быть частью настройки удаленной работы в домашнем офисе или где-либо еще в мире.

Изображение предоставлено: головоломка Rido через Shutterstock

Читайте статью полностью: 10 советов по управлению общими файлами на Google Диске

Share files from Google Drive

sh: 1: –format=html: not found