Как поставить электронную или рукописную подпись в документе

Электронная подпись документов

Для участия в любых тендерах через интернет, а также для подачи цифровой отчетности необходима электронная подпись документов. Ее использование предполагает выполнение ряда простых действий, освоить которые может каждый, кто знаком с азами компьютерной грамоты.

Если вы задались вопросом, как подписать документ электронной подписью, нужно принять во внимание существование двух основных методов построения ЭЦП в файле формата MS Office.

1. Создание видимой графы для последующего размещения в ней ЭЦП. Если документ заверяется коллективно или первая подпись визируется вышестоящим должностным лицом, нужно создать две и более строки для каждой ЭЦП.
2. Формирование ЭЦП, невидимой при прочтении файла.

Оба этих метода просты в употребления и в равной мере действенны для любых видов ЭЦП:

• обычной;
• усиленной;
• квалифицированной.

Несмотря на всю техническую сложность криптографических, вычислительных и шифровальных процессов, которые сопровождают формирование ЭЦП, для рядового пользователя этот процесс предельно прост и интуитивно понятен.

Создание единственной или нескольких граф ЭЦП

Приложение системы Microsoft Office 2007 года и позже предусматривает возможность добавления в файлы формата Word и Excel граф для ЭЦП.

Строка для этой цели имеет такой же вид, как и для рукописного росчерка и оттиска гербовой печати в традиционном бумажном документе. Но она требует иного подхода к заполнению.

После создания графы для ЭЦП, издателю нужно:

• внести данные о личности того, кто будет формировать ЭЦП: ФИО, полное название занимаемой должности и иные существенные данные на свое усмотрение;
• поместить всплывающее объяснение – памятку для подписанта о сути, направленности и адресате файла, который ему предлагается завизировать.

Действия подписанта

Как поставить электронную подпись на документ?Порядок следующий:

• Получив по каналу телекоммуникационной связи искомый файл, должностное лицо увидит:

1. созданную графу ЭЦП;
2. адресованное ему сообщение о необходимости скрепить документ ЭЦП;
3. информацию памятки, которая становится доступной для прочтения при раскрытии.

• Подписанту нужно навести курсор на графу ЭЦП, кликнуть ее и вставить ЭЦП в файл. Для этого он выбирает собственную ЭЦП из зарегистрированных в системе одним из описанных способов:

1. набирает в запросе собственное имя – макет ЭЦП подтянется автоматически;
2. выбирает из представленных графических рисунков картинку со своим росчерком;
3. вводит вручную, используя чувствительное поле планшетного компьютера.

• После этого в нужную строку добавляется искомая ЭЦП, которая визуально смотрится как картинка.
• Одновременно с появлением в файле ЭЦП он становится недоступным для правок, поскольку автоматически включается режим, предполагающий только возможность прочтения. Это происходит умышленно, во избежание невольных правок.

Механизм создания ЭЦП таков, что она является блоком данных, находящимся в логическом соответствии с текстом файла на момент заверения. Внесение в файл даже лишней запятой нарушит такое соотношение: ЭЦП не будет признана получателем письма.

Необходимо произвести ряд простых действий.

• Поместите курсор или стрелку мышки в то место, где будет находиться графа ЭЦП.
• Найдите и используйте копку «Строка подписи». Выберите ее из закладки «Вставка» группы «Текст», наведя курсор на поле графы ЭЦП.
• В открывшееся окно «Настройка подписи» внесите сведения о подписанте. Данные нужно скопировать или набрать максимально корректно, грамотным деловым русским языком, поскольку впоследствии они будут видны визуально, высвечиваясь около графы «Подписи» при наведении на нее стрелки курсора.
• Далее нужно провести одну из предлагаемых операций на выбор:

1. в поле «Имя» ввести ФИО подписанта;
2. в поле «Должность» вписать официальное название должности, которую занимает подписант (если такая есть).

Нужно отметить, что:

1. соответственно уставной документации правом заверки документов от лица товарищества может обладать его основатель либо участник;
2. правом подписи по доверенности может наделяться поверенный.

• В раздел «Адрес электронной почты» следует ввести нужные реквизиты.
• Если у создателя возникла необходимость предоставить подписывающему должностному лицу пояснения или указания по поводу ЭЦП и / или текста документа, нужно впечатать их в поле «Инструкции». В последующем они высвечиваются в диалоговом окошке «Подпись».
• Когда существует потребность наделить подписанта возможностью сделать оговорку либо разметить замечание относительно содержания заверяемого файла, следует поставить галочку в соответствующем квадратике около надписи «Разрешить оставлять примечания».
• В том случае, когда нужно отметить точную дату скрепления документа ЭЦП, нужно установить галочку в квадратике соответствующем надписи «Показывать дату подписи».
• Если проделано все вышеизложенное, нажмите «ОК», чтобы закрепить результат.
• Для добавления нескольких граф для ЭЦП, нужно повторно пройти всю процедуру, описанную в пунктах 1-7.

Подписание строки ЭЦП

В графу «Подписи» можно добавить картинку-росчерк или цифровой ряд. Для этого:

• Заводим указатель мышки в графу ЭЦП, куда следует ввести подпись.
• Входим двойным кликом.
• В окошке «Подпись» проводим следующие операции (на выбор):

1. Вводим ФИО в чистое поле, если имеем желание добавить версию ЭЦП для печати.
2. Двойным кликом активируем «Выбрать рисунок» и из имеющихся вариантов выбираем картинку со своим росчерком. В диалоговом окошке «Выбор графической ЭЦП» находим нужную и выбираем кликом.
3. Вводим росчерк, используя графические функции планшетного ПК.

• Кликаем кнопку «Подписать».

Добавление невидимой ЭЦП

Это действие актуально в случае, когда не нужно вставлять визуально видимую ЭЦП, но требуется гарантировать аутентичность и целостность документа, его заверение и отправку определенным лицом.

Такая опция существует для документов типа Word, Excel-книг и презентаций PowerPoint. При этом адресат отправленного файла не видит ЭЦП в тексте визуально, но может определить ее существование с помощью графы состояния внизу монитора.

1. Чтобы поставить ЭЦП, нужно кликнуть кнопку «MS Office», выбрать пункт «Подготовка», а дальше – «Добавить цифровую подпись».
2. Если существует потребность указать задачу подписания, эти данные нужно внести в графу под названием «Цель подписания документа» в диалоговом окошке «Подпись».
3. Кликаем «Подписать». Все, документ заверен.

Надеемся, что теперь вам достаточно ясно, как подписывать документы электронной подписью (относительно документов в формате MS Office).

Как сделать подпись в Ворде — 3 способа

В текстовых документах часто используется подпись в Ворде, которая служит для официального подтверждения распоряжения, приказа, инструкции или другой деловой бумаги, это может быть подпись под художественным произведением для подтверждения уникальности авторства и т. п. Подпись документа Word важна для подтверждения юридического статуса или при переписке с адресатами.

Поэтому при работе с документами многие пользователи сталкиваются с необходимостью поставить подпись в Word. В документе Microsoft Word можно поставить несколько типов подписей.

В этой статье мы поговорим об обычных подписях: рукописной и печатной, используемых при работе в текстовом редакторе. Помимо обычной подписи, в Word можно сделать электронно-цифровую подпись, которую мы не рассматриваем в этом материале.

В текстовом процессоре MS Word имеются разные способы для вставки подписи в документ. Мы рассмотрим несколько методов, как сделать подпись в Ворде:

• Рукописная подпись — написанная от руки подпись, предназначенная для вставки в документы.
• Вставка строки для подписи.
• Добавление линии для подписи.

Подпись в Word рукописным вводом

В документах часто используется подпись, заранее сделанная рукой человека для вставки в документы. Это придает документу индивидуальности, а в некоторых случаях, избавляет от выполнения подписи вручную авторучкой, в случае распечатки большого количества экземпляров документа в бумажном виде.

Суть данного метода заключается в выполнении нескольких последующих действий:

1. Человек ставит подпись на бумаге или делает подпись в графическом редакторе.
2. Подписанный лист сохраняется в качестве изображения в графическом файле.
3. Изображение с подписью вставляется в нужное место документа Word.

Это не цифровая подпись, она не имеет юридического статуса электронной подписи. Подобная подпись может быть использована в письмах или внутри организации для документов, не имеющих особой важности.

Можно вырезать подпись из другого документа, например, с помощью скриншота, а потом сохранить снимок экрана в графическом файле.

В другом случае, потребуется выполнить сканирование бумажного листа с подписью с помощью соответствующего устройства. Это может быть сканер, фотоаппарат или камера на телефоне.

Теперь посмотрим, как подписать документ подписью в Word.

Убедитесь, что файл изображения с подписью имеет подходящий размер, соответствующий применяемому шрифту в данном документе. При необходимости, измените размер изображения заранее или подгоните изображение по необходимому размеру в программе Word.

Переместите подпись в нужное место документа. При необходимости, добавьте тест перед подписью.

Сохранение рукописной подписи в коллекции экспресс блоков

Подпись документа Ворд вместе с прилегающим текстом можно сохранить в качестве шаблона для вставки в другие документы. В программе создается стандартный блок в одной из коллекций блоков, который потом можно вставить в любой другой документ.

Пройдите следующие шаги:

1. Выделите подпись и машинный текст около подписи.
2. Во вкладке «Вставка», в группе «Текст» нажмите на кнопку «Экспресс-блоки».
3. В контекстном меню выберите пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков…».

1. В окне «Создание стандартного блока» присвойте имя новому блоку.
2. Выберите коллекцию «Автотекст».
3. Нажмите на кнопку «ОК».

Как вставить подпись в Word в другом документе

У нас имеется блок шаблона подписи, который мы можем вставить в другой текстовый документ, чтобы не создавать каждый раз новую рукописную подпись.

Выполните следующие действия:

1. Откройте или создайте новый документ в программе Word.
2. С помощью курсора мыши выберите место в документе, куда нужно вставить подпись.
3. Войдите в меню «Вставка», нажмите на кнопку «Экспресс-вставка», расположенную в группе «Текст».
4. В открывшемся контекстном меню наведите курсор мыши на пункт «Автотекст».
5. Откроется окно «Общие», в котором будет находится блок с подписью.

1. Щелкните по ранее созданному блоку с подписью, для добавления в документ.

Как сделать линию для подписи в Ворде — 1 способ

В документах часто используется линия для подписи в Ворде. Линия для подписи может быть с сопутствующим текстом или выводится в качестве отдельного абзаца без текста.

Линия для подписи не добавляется в документ согласно современному ГОСТ, но этот элемент часто встречается в делопроизводстве.

Существует несколько способов для добавления линии в документ.

Рассмотрим простой способ для добавления линии для подписи с сопутствующим текстом, выполняемый с помощью создания таблицы:

1. На панели настроек войдите в меню «Вставка».
2. В группе «Таблица» нажмите на кнопку «Таблица».
3. В окне выделите два столбца в одной строке.

1. На странице появилась строка с двумя столбцами. Нам нужно заполнить столбцы нужными данными.

1. Введите в первый столбец необходимый текст, например, название должности.
2. Удерживайте клавишу «Shift» и одновременно нажимайте на клавишу «—» (тире), находящуюся в цифровом блоке клавиатуры. Сделайте линию подходящей длины.
3. Нажмите на пробел (пробел можно не нажимать, это зависит от того, какие расстояния вы желаете иметь между элементами подписи).

1. Дальше можете оставить пустое место или написать фамилию с инициалами.

Если нужно, перетащите края таблицы, чтобы элементы в ячейках сдвинулись ближе друг к другу.

Нам необходимо убрать края таблицы, чтобы они не отображались в документе. Для этого, проделайте следующее:

1. Выделите таблицу.
2. Кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню нажмите на «Свойства таблицы…».

1. В окне «Свойства таблицы», во вкладке «Таблица» нажмите на кнопку «Границы и заливка…».

1. В окне «Границы и заливка», во вкладке «Граница», в разделе «Образец» удалите все границы таблицы, нажимая на границы курсором мыши.

1. Нажмите в обоих окнах на кнопку «ОК».

В документе Word появилась линия для подписи с сопутствующим текстом.

Линия для подписи в Word — 2 способ

Это похожий способ, при котором будет отличаться стиль линии.

Выполните следующие шаги:

1. Создайте две ячейки в одной строке, как в предыдущем способе.
2. Отрегулируйте размер и местоположение таблицы на странице документа.
3. В первом столбце напишите нужный текст, например, должность или ФИО.
4. Щелкните по таблице правой кнопкой мыши, в открывшемся меню нажмите на «Свойства таблицы…».
5. В окне «Свойства таблицы», во вкладке «Таблица» нажмите на кнопку «Граница и заливка…».
6. В окне «Граница и заливка», во вкладке «Граница», в разделе «Тип:» выберите «нет», а затем в двух окнах нажмите на кнопку «ОК».

1. Выделите вторую ячейку (границ у ячейки уже нет), в которой должна находится линия для подписи.

1. Щелкните правой кнопкой мыши, в контекстном меню нажмите на пункт «Свойства таблицы…».
2. В окне свойств таблицы, во вкладке «Таблица» нужно нажать на кнопку «Граница и заливка…».
3. В окне «Граница и заливка», во вкладке «Граница», подберите подходящий стиль для линии, а в разделе «Образец» выберите образец, в котором линия находится внизу. Настройка «Применить к» должна быть выбрана к «ячейке».

1. Нажмите на кнопку «ОК» в обоих окнах.

В документе Word появилась линия для подписи.

Как поставить подпись в Ворде с помощью строки подписи

Сейчас мы разберем, как сделать подпись в Word при помощи встроенного элемента «строка подписи».

В окне программы Word выполните следующие действия:

1. Кликните правой кнопкой мыши в нужном месте документа, куда необходимо вставить строку подписи.
2. Откройте меню «Вставка».
3. В группе «Текст» нажмите на кнопку «Строка подписи».

1. В окне «Настройка подписи» заполните поля: «Предложенный подписывающий», «Должность предложенного подписывающего», а при необходимости, «Адрес электронной почты предложенного подписывающего».

После применения настроек, в документе появится строка подписи со знаком «Х» в том месте, где нужно расписаться.

Выводы статьи

Если пользователи интересуются, как поставить подпись в документ Word, они могут воспользоваться несколькими способами добавления подписи в текстовый файл. В программе Word имеется возможность для добавления подписи рукописного ввода, можно сделать форму для подписи с помощью таблицы, или вставить стандартную строку подписи.

Новый ГОСТ по оформлению документов | Контур.Закупки

ГОСТ Р 7.0.97-2016 заработал с 1 июля 2018 года. Он требует оформлять документы несколько иначе. Причем речь не только бумажных формах, но и о документах в электронном виде. В частности, они должны содержать отметку об электронной подписи — теперь ГОСТ регламентирует ее вид.

Изменение в электронных документах

В середине текущего года закон 44-ФЗ претерпел изменения. Большинство из них связано с переводом закупок в электронную форму. Уже сейчас часть документов оформляется в электронном виде. Так вот, новый ГОСТ действует как для бумажных, так и для электронных документов. Какие же изменения внесены?

Шрифты. Теперь документы нужно оформлять с использованием шрифтов определенных наименований. Причем для каждого из них установлены допустимые размеры. Вот они:

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

• Times New Roman — 13, 14;
• Arial — 12, 13;
• Verdana — 12, 13;
• Calibri — 14.

Место составления. В документах необходимо прописывать место, где они составлены или изданы. Правила не распространяются на письма, докладные и служебные записки, информационно-справочные документы.

Размещение грифа согласования. Отметку о согласовании теперь можно поставить только в определенных местах:

1. В левом верхнем углу первого листа документа.
2. В конце документа — на последнем листе под текстом.
3. На листе согласования.

Отметка об электронной подписи

Появился новый реквизит «Отметка об электронной подписи». Электронный документ, подписанный ЭЦП, при визуализации, сканировании либо распечатке должен содержать такую отметку. Ставится она на то самое место, где должна быть ручная подпись.

Касательно закупок отметка об электронной подписи будет нужна в следующих случаях:

• при распечатке контракта, заключенного в результате электронной процедуры;
• при распечатке протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в электронном запросе котировок;
• при предоставлении документов по запросам контролирующих органов (отметка ставится на документах, которые были подписаны в электронном виде, если они предоставляются на бумаге).

Отметка представляет собой штамп. На нем должны быть такие реквизиты:

• фраза «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа ЭЦП;
• ФИО владельца сертификата;
• срок действия сертификата.

В дополнение к указанным реквизитам, штамп может включать эмблему. На изображении ниже показано, где должна располагаться отметка, и какая информация должна на ней размещаться:

Правила применение отметки

ГОСТ требует, чтобы отметка была видимой и читаемой, когда документ отображается в натуральную величину. Кроме того, она должна размещаться на том месте, где стоит подпись в бумажном документе. Элементы отметки не должны перекрывать друг друга, а также иные элементы текста.

Как поставить отметку

В рассматриваемом стандарте не сказано, как именно отметка об электронной подписи должна появиться на документе. Поэтому можно использовать такие варианты:

1. Изготовить штамп и вставить его на копиях.
2. Настроить подпись в приложениях MS Office.

Для реализации второго варианта нужно перейти в Word во вкладку «Вставка» и выбрать в ней «Строка подписи»:

Далее выбирается «Подписание»:

Заверение копий

Изменения коснулись и порядка, в котором заверяются копии документов. Отметку о заверении необходимо ставить под подписью. Она должна включать слово «Верно», должность и подпись лица, которое заверило копию, расшифровку подписи, а также дату заверения.

Если копия готовится для представления в вышестоящую организацию или контролирующий орган, необходимо добавить отметку о том, где хранится оригинал. Также на документе следует поставить печать.

Пример оформления такой копии приводится ниже:

Обратите внимание! Номер дела и год могут быть указаны только в том случае, когда документ уже включен в дело. В остальных случаях достаточно просто указать место хранения оригинала.

Как подписать документ электронной подписью?

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Получить электронную подпись

Что потребуется для подписания электронного документа?

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически. Ознакомьтесь с информацией о технических требованиях к рабочему месту для работы с электронной подписью 
• Программа для создания электронной подписи  — они будут рассмотрены далее. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы. 

Получить электронную подпись

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Получить электронную подпись

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

https://www.youtube.com/watch?v=ZKUobxMfPB0u0026t=120s

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Получить электронную подпись

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
• Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
• Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

• В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Получить электронную подпись

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

1. Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

2. Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

3. Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

4. Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

• В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
• В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
• Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
• Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Подписать документ в Контур.Крипто

Сравнение программ для создания электронной подписи

  Плагины КриптоПроОтдельная программа КриптоАРМВеб-сервис Контур.КриптоСтоимостьФорматы документовСоподпись/ пакетная подписьМаксимальный вес файлаСоздание усовершенствованной подписьПрисоединенная/ отсоединеннаяФункции проверки, шифрования и расшифрования

Платные	Бесплатна только базовая версия Старт	Все функции доступны бесплатно
Word и Excel, PDF	Все	Все
Есть	Есть	Есть
Без ограничений	Без ограничений	до 100 Мб
Есть	Только в платных версиях	Есть
Есть	Присоединенная/ отсоединенная	Только отсоединенная
Есть	Только в платных версиях	Есть

Получить электронную подпись

Как подписать документ электронной подписью | ITCOM удостоверяющий центр

Операционная система Microsoft Windows;

Один из браузеров:

• Спутник
• Microsoft Internet Explorer 11
• Google Chrome

КриптоПро CSP 4.0 или 5.0

Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

Права администратора для установки программного обеспечения.

В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести 
дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин. 

     1. Если при загрузке Browser plug-in расширение не было добавлено автоматически, найдите модуль CryptoPro CAdES Browser Plugin в интернет-магазине Chrome и нажмите «Установить». По завершении процесса перезапустите интернет-обозреватель.

     2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты». 

     3. Убедитесь, что в списке есть установленное расширение, а напротив пункта «Включить» стоит галочка.

Подписание заявления КЭП

     1. Сервис подписания располагается по ссылке https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#

     2. На открывшейся странице нажать на сообщение «Скачать приложение». 

     3. Необходимо выбрать пункт «Сохранить».

     4. По завершению загрузки приложения необходимо запустить его, в появившемся окне необходимо нажать кнопку «Далее».

     5. В очередном окне необходимо нажать кнопку «Далее».

     6. Затем необходимо выбрать папку для установки (приложение обязательно должно быть установлен на системный диск «C») и нажать кнопку «Установить».

     7. Приложение попросит разрешение на удаление одного из корневых сертификатов, необходимо нажать кнопку «Да».

     8. Когда появится окно с запросом на разрешение установки нового корневого сертификата, необходимо нажать кнопку «Да».

     9. По завершении установки необходимо нажать кнопку «Закрыть» и вернуться в браузер, на страницу подписания файла: https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign# 

     10. В меню следует выбрать пункт «Подписать файл».

     11. Сайт запросит доступ к сертификатам и подключенным ключевым носителям на Вашем компьютере для осуществления подписания, следует нажать «Предоставить доступ» на всплывающем окне.

     12. Выбираете контейнер с электронной подписью, которым будет подписываться заявление на выпуск нового сертификата.

     13. С помощью кнопки «Выберите файл» необходимо выбрать файл на Вашем компьютере, который требуется подписать: 

     14. Находите файл заявления в папке, где он сохранен, выбираете его и нажимаете кнопку «Открыть».

     15. Произойдёт подписание Заявления на выпуск сертификата. Для его скачивания, нажмите кнопку «Скачать», в нижнем левом углу появится сохраненный файл.

     16. Чтобы открыть папку с подписанным файлом, нажмите на стрелку справа от файла, в открывшемся меню выбирайте «Показать в папке».

     17. Откроется папка с поlписанным электронным ключом файлом заявления. 

Подписание заявления КЭП второй электронной подписью. 

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

• подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
• подпись руководителя организации (законного представителя).

Последовательность подписания:

     1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».

     2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

     3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Подгрузка подписанного файла на фрейме

     1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».

     2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».

     3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.

Подписание с помощью word

Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

     1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

     2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).

     3. Нажмите «Подписать».

Проверить подпись.

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Крипто АРМ

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот.

Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная.

В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле.

Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи – это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла.

Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано.

И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.

Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой. 

Остались вопросы? 

Отдел технической поддержки тел.: 8 (800) 333-91-03, доб. 2400

Как поставить электронную подпись на документ – СИЗ, нормы, инструкции

В наш век компьютерных технологий для заверения документов стала применяться, так называемая электронная цифровая подпись или сокращенно ЭЦП. Однако в этом вопросе у многих нет четкого понимания того, зачем это нужно, ведь большинство привыкло работать по старинке, подписывая документы вручную. О том, как подписать документы электронной подписью, далее и пойдет речь.

Что такое электронная цифровая подпись или ЭЦП?

ЭЦП представляет собой некий объект в электронном виде, по которому сразу же можно определить лицо, его сформировавшее, установить авторство, проверить аутентичность документа и т. д.

Естественно, визуально ЭЦП может выглядеть как обычная подпись в виде графического объекта, вставленного в документ. На самом деле здесь работают алгоритмы асимметричного шифрования и криптографии.

Сама же ЭЦП использует закрытый ключ и сертификат ключа, что и позволяет определить доверенное лицо и принадлежность подписи именно ему, целостность документа и подтверждение факта его подписания.

Многие несколько недоумевают по поводу того, нужно ли и можно ли подписывать документы электронной подписью. На такой вопрос можно дать только утвердительный ответ. Для упрощенного понимания рассмотрим один пример.

Предположим, компания в лице генерального директора должна оформить двусторонний контракт. Понятно, что визировать его придется в любом случае, поскольку без этого он не будет иметь юридической силы. Но пересылка готового договора, скажем, по факсу оказывается невозможной.

При отправке по электронной почте графический формат отсканированного документа не приветствуется, ведь подпись можно подделать. Таким образом, приходится отправлять тот же самый файл Word, а вот такой документ и должен быть подписан. Но как подписать документ «Ворд» электронной подписью? В общем-то, в этом нет ничего особо сложного.

Далее будет рассмотрено несколько простых методов создания ЭЦП. А пока остановимся на правовых вопросах.

Многие офисные работники и руководители считают, что визировать документы, в которых имеется ЭЦП, дополнительно (вручную) нужно (так сказать, на всякий случай). Явное заблуждение. Это совершенно необязательно.

Дело в том, что при создании цифровой подписи и сертификата оформляется специальный договор с удостоверяющим центром и заверяется нотариусом, а на стадии формирования сертификата выдается закрытый ключ. С юридической точки зрения, это и есть подтверждение владельца ЭЦП. Таким образом, вывод напрашивается сам собой: вторичное визирование не нужно.

Алгоритм работы с ЭЦП

Выясним, как подписать документ электронной цифровой подписью, и посмотрим на то, как все это работает.

В основу таких процессов положено создание криптограммы, которая хэширует заверяемый файл, определяя данные владельца, авторство и целостность данных. Созданный хэш на следующем этапе шифруется при помощи закрытого ключа, после чего происходит формирование либо целого документа с ЭЦП, либо отдельного файла подписи, привязанного к документу.

Получатель для расшифровки, аутентификации (подлинности) и проверки целостности документа использует открытый ключ. Конечно же, в общих чертах большинство алгоритмов очень похожи между собой. Разница может проявиться только в зависимости от типа используемого программного обеспечения.

Как подписать документ Word электронной подписью средствами редактора?

Многие пользователи даже не догадываются о том, что ЭЦП можно совершенно просто создать даже в офисном редакторе Word. Как подписать «вордовский» документ электронной подписью? Проще простого. Действия в разных версиях редактора несколько различаются, но в целом суть одна и та же. Рассмотрим создание подписи на примере Word 2007.

Итак, как подписать документы электронной подписью, используя только Word? Для этого после установки курсора в место, где предполагается поставить подпись, используется меню вставки, в котором выбирается пункт текста. Затем следует найти пункт строки подписи и в выпадающем списке установить строку подписи MS Office.

В диалоговом окне настройки нужно указать данные лица, подписывающего документ, затем выбрать скан оригинальной подписи, после чего ввести собственное имя в поле рядом со значком «x». После этого будет отображена печатная версия подписи.

На планшете с рукописным вводом подпись можно поставить собственноручно. Если требуется подписать документ от имени нескольких лиц, нужно будет настроить поля подписей для каждого лица.

Можно поступить и проще, выбрав в меню кнопки «Офиса» строку «Подготовить», далее указать добавление подписи, затем использовать цель подписания документа, после этого сделать выбор подписи, и, наконец, — пункт «Подписать». Подписание будет подтверждено появившимся красным значком на панели и надписью, гласящей, что документ содержит ЭЦП.

Самые популярные инструменты для создания ЭЦП

Теперь посмотрим, каково может быть решение проблемы того, как подписать документ квалифицированной электронной подписью. Для этого желательно использовать стороннее программное обеспечение.

Из русскоязычного ПО самыми популярными и наиболее распространенными являются следующие программные пакеты:

• «КриптоАРМ»;
• «Крипто ПРО»;
• «КриптоТри».

Первая программа выглядит самой простой, поэтому далее будет рассмотрено, как подписать документы электронной подписью, именно с ее помощью.

Создание ЭЦП на примере приложения «КриптоАРМ»

Для создания цифровой подписи при помощи этого приложения есть два метода: использование контекстного меню и выполнение действий через главный интерфейс программы.

Для более простого понимания процесса остановимся на первом варианте, тем более что второй практически идентичен, только основное действие вызывается непосредственно из программы.

Предположим, необходимо установить цифровую подпись на документ Word.

Сначала в «Проводнике» необходимо выбрать интересующий нас документ и в меню ПКМ выбрать строку «Подписать». После этого появится окно «Мастера», который поможет выполнить все дальнейшие действия. Нажимаем кнопку продолжения и проверяем, тот ли файл выбран. При необходимости можно добавить еще несколько объектов, чтобы осуществить их одновременное подписание.

Снова нажимаем кнопку «Далее» и в следующем окне выбираем метод кодировки. В принципе, можно ничего не менять и оставить настройки, предложенные по умолчанию.

На следующем этапе можно ввести дополнительные данные (штамп времени, визу и т. д.).

Попутно можно установить флажок в поле сохранения подписи в виде отдельного объекта (при последующей проверке подписи в документе потребуются оба файла). Если галочку не ставить, файл подписи будет объединен с документом.

После продолжения потребуется выбрать сертификат, который был выдан соответствующим удостоверяющим центром (он может находиться на внешнем носителе eToken или прописан в системном реестре). После этого остальные параметры можно не менять. По окончании всех действий останется только нажать кнопку «Готово».

Примечание: если для подписи выбрался отдельный файл, как правило, он будет располагаться в той же директории, что и исходный подписываемый документ, и иметь расширение SIG.

Особенности подписи документов PDF, HTML и XML

Наконец, несколько слов о других форматах. В принципе, для PDF-документов действия будут теми же, однако в силу специфики других программ от компании Adobe целесообразно отделять файл подписи от основного документа.

Возможна ситуация, когда получатель документа сначала захочет ознакомиться с его содержимым, используя для этого тот же Acrobat (Reader), а только потом станет проверять подпись. Кстати, некоторые приложения от Adobe тоже позволяют подписывать файлы собственными штатными средствами.

Файлы XML можно подписать как обычные документы, использовать средство «Офиса» InfoPath или создать специальный атрибут тэга в самом документе.

Краткие итоги

Вот кратко и все о том, как подписать документы электронной подписью. Конечно, здесь были приведены далеко не все методы, которые позволяют произвести такие операции, и рассмотрены не все программы для создания ЭЦП. Однако даже по такому краткому описанию уже можно понять, для чего нужна электронная подпись, и как в основе своей работают все необходимые алгоритмы.

Если посмотреть не некоторые типы программного обеспечения, в частности, офисные программы или наиболее популярные продукты от Adobe, можно использовать и их собственные средства.